Las dietas por desplazamiento de socios y administradores han quedado meridanamente claras en la reciente consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (DGT) número V1138-18, de 30 de abril, donde se hace referencia a su remuneración revisando su deducción tanto para la sociedad como su exención en la renta del socio o administrador.
En los siguientes párrafos intentaremos detallar que quiere la DGT explicar en dicha consulta vinculante.
- Impuesto de Sociedades: Desde el punto de vista del Impuesto de Sociedades, el artículo 15.1 de la LIS indica que serán deducibles las retribuciones a los administradores por el desempeño de funciones de alta dirección, u otras funciones derivadas de un contrato de carácter laboral con la entidad. Por tanto si el gasto contable está registrado contablemente y se pueda justificar, tanto la realidad del gasto como su necesidad para el desarrollo de la actividad económica de la empresa, será deducible en el Impuesto de Sociedades.
Estos mismos requisitos son los que la Ley de IVA exige para que el impuesto soportado de un gasto sea deducible, por lo que si el gasto es deducible a efectos de IS también lo será a efectos de IVA.
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas: La consulta de la DGT no se plantea si la remuneración del socio y administrador por los trabajos realizados en la sociedad distintos a los correspondientes al cargo de administrador tienen la naturaleza de rendimientos de trabajo a efectos del Impuesto de IRPF, aunque este debe de ser el primer paso para saber si los gastos de locomoción, manutención y pernocta están exentos en el IRPF. Según sea analizada la contraprestación recibida por el socio o administrador podemos llegar a diferentes conclusiones. Cuando la contraprestación recibida por el socio o administrador se tiene la consideración de un rendimiento de actividades económicas, todo el importe percibido formaría parte de la base imponible del impuesto, amén de que en su declaración pueda deducirse los gastos incurridos para poder llevar a cabo tal actividad económica. Por el contrario cuando la retribución percibida tenga la naturaleza de rendimientos del trabajo a efectos del IRPF, las asignaciones para gastos de locomoción y para gastos de manutención y estancia serán con carácter general rendimientos íntegros del trabajo, pero se exonera de gravamen estas asignaciones cuando las percibe el trabajador por cuenta ajena que, en virtud del poder de organización que asiste al empresario, debe desplazarse fuera de su centro de trabajo para desarrollar el mismo, con los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF. Las notas de dependencia y ajenidad, son la que provocan que este régimen de dietas exentas previsto en el artículo 9 del Reglamento únicamente se pueda aplicar a los contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo como consecuencia de una relación laboral. Estas dietas pagadas a los trabajadores por las que no se tributa en el IRPF, tienen que ser reales y además debe poder acreditarse los desplazamientos y estancias realizados. La Agencia Tributaria exige que se le acrediten la realidad de los desplazamientos realizados, que deben realizarse en horario laboral, siendo necesario que adopten ciertas precauciones para la demostración de esta realidad. Se trata de acreditar los desplazamientos mediante la firma de albaranes donde se demuestre la entrega de un bien o la prestación del servicio, la llevanza de un libro de visitas con la firma del cliente y lugar de la reunión, la conservación de los justificantes de los desplazamientos y gastos, y evitar el pago al trabajador de cantidades fijas mensuales en concepto de dietas, ya que esto denota que no se está compensando de una forma exacta los gastos del trabajador dada la dificultad de que todos los meses esta cantidad sea la misma. Por tanto los socios y administradores que no tienen esa relación laboral, y aunque sus retribuciones constituyan rendimientos del trabajo y puedan generar gastos de desplazamiento por la actividad que realizan, no les será de aplicación el régimen de dietas exentas previsto en el artículo 9 del Reglamento del IRPF. En consecuencia, una vez que no se aplica este régimen de exención en las dietas por desplazamiento pueden darse dos circunstancias diferentes. Cuando la sociedad proporciona el medio de transporte y/o el alojamiento a los socios o administradores, no existirá renta para los mismos, pues no existe ningún beneficio particular para estos socios. La sociedad tendría un gasto deducible por el que no tiene que tributar el socio y administrador en su renta. Cuando la sociedad reintegra a los socios o administradores los gastos en los que han incurrido para desplazarse hasta el lugar donde van a prestar sus servicios y éstos no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o como en otras ocasiones se les abona una cantidad para que éstos decidan como desplazarse, estamos en presencia de una renta dineraria sujeta a retención, circunstancia que también concurriría respecto a los gastos de representación. De nuevo la sociedad tendría un gasto deducible, por el que sí tiene que tributar íntegramente el socio o administrador en su renta.